Aufbau und Implementierung eines Wissenstransfers für das Ausscheiden (älterer) Mitarbeiter

Sabrina Renz

12. Februar 2020

Das Wissen ausscheidender Mitarbeitern retten

Mitarbeiter verlassen vermehrt die Betriebe, sei es aus Altersgründen oder weil sie den Job wechseln. Damit geht wertvolles Wissen für das Unternehmen verloren. Die Vorteile, Erfahrungswissen zu erhalten, liegen auf der Hand. Wer will schon jedes Mal das Rad neu erfinden? Trotzdem erkennen viele Führungskräfte dieses Problem nicht – oder zu spät.

Rechtzeitige Planung der Wissensweitergabe

Der demografische Wandel unserer Gesellschaft schreitet fort. Das Know-how älterer Mitarbeiter geht verloren, sofern Unternehmen nicht gegensteuern. Ein effizienter und systematischer Wissenstransfer erfordert eine rechtzeitige Planung. Bauen Sie ein Wissenstransfer System auf. Dabei geht es nicht nur um die Weitergabe von speziellem Fachwissen, sondern auch um über die Jahre hinweg gesammeltes Wissen rund um den Betrieb. Ein langjähriger Mitarbeiter kennt die Interna, er weiß um die Strukturen und Seilschaften Bescheid. Wer kann mir bei einem Problem am schnellsten weiterhelfen? Wer liefert mir ein erforderliches Ersatzteil sofort? Oder wo finde ich bestimmte Unterlagen?

Deutschland ist Exportweltmeister, Mitarbeiter wickeln Projekte nicht nur vor der Haustüre ab. Jedes Land besitzt seine eigenen Besonderheiten, die zu beachten sind. Dieses Wissen ist der Schlüssel zum Erfolg, der ausscheidende Wissensträger besitzt es. Dieses Wissen darf nicht verloren gehen.

Methoden des Wissenstransfers

Was können Sie als Führungskraft unternehmen, um dieses Erfahrungswissen der Firma zu erhalten? Wie können Sie einen Wissenstransfer rechtzeitig vollziehen?

Methoden des Wissensmanagements helfen dabei, diese Aufgabe zu erfüllen. Professionell implementierte Prozesse und Abläufe garantieren einen Wissenstransfer mit System. Eine Wissensübergabe von langjährigen Mitarbeitern an potenzielle Nachfolger lässt sich planen. Dafür müssen Sie einerseits früh genug die Wissensträger identifizieren, andererseits Nachfolger rechtzeitig ausbilden oder rekrutieren.

Es gibt verschiedene Methoden für einen Wissenstransfer, eine effiziente Methode ist der Tandem-Partner-Prozess. Partner können dabei Einzelpersonen oder Kleingruppen sein. Nachfolger lernen vom Wissensgeber, bringen aber auch neues Wissen ein. 

Beide Partner lernen voneinander, dadurch lassen sich Defizite und Diskrepanzen schnell erkennen. Dank dieser direkten Zusammenarbeit, erfolgt die Übergabe des bestehenden Netzwerkes nahtlos an den Nachfolger und vereinfacht seinen Einstieg ins Unternehmen. 

Eine weitere Möglichkeit für einen Wissenstransfer mit System ist die Storytelling-Methode. Hierbei erzählen Mitarbeiter über Höhepunkte und Krisen in ihrem Berufsleben. Erfahrungsgeschichten bleiben den Zuhörern länger im Gedächtnis haften, als reine Fakten. Bei diesen Gesprächen empfiehlt sich ein neutraler Moderator, dieser kann dem ausscheidenden Mitarbeiter einfacher Eingemachtes entlocken.

Voraussetzung für einen erfolgreichen Wissenstransfer

Unabhängig, für welche Methode Sie sich entscheiden, ein Punkt ist bei allen Arten des Wissenstransfers entscheidend. Sie sollten den Wissensgeber motivieren und ihm entsprechend Luft verschaffen. Sie müssen ihm Wertschätzung entgegenbringen und seine Bereitschaft zur Zusammenarbeit wecken. Der ausscheidende Mitarbeiter muss spüren, wie wichtig dieser Transfer für den Betrieb ist. 

Ferner erfordert gerade der Tandem-Prozess eine gute Kommunikation zwischen den Beteiligten. Dafür braucht es eine klare Definition des Zwecks der Maßnahme sowie einen konkreten Zeitplan. Regelmäßige Treffen mit einem externen Beteiligten, etwa aus der Personalabteilung, fördern den Wissenstransfer. Sie als Führungskraft müssen den Prozess unterstützen.

Beim Storytelling sollte der Moderator die Wichtigkeit des Wissenstransfers und den Mehrwert für andere Kollegen klar herausstellen. Der Wissensgeber muss frei darüber bestimmen können, welches Wissen er preisgeben möchte. Der Moderator sollte den Mitarbeiter keinesfalls bedrängen.

Konkrete Schritte der Umsetzung

Spätestens bei Erreichen des 58. Lebensjahrs sollten Sie mit dem Prozess des Wissenstransfers beginnen. Erfahrungsgemäß kommen etwa 25 % der Mitarbeiter aufgrund ihres speziellen Wissens für einen Wissenstransfer infrage. Bauen Sie ein Wissenstransfer System auf und nutzen Sie für die Dokumentation die digitalen Möglichkeiten. Speichern Sie das Erfahrungswissen ab und veröffentlichen Sie es für einen größeren Nutzerkreis. 

Erstellen Sie gemeinsam mit den Personalverantwortlichen einen Personenreport, in dem die Qualifikationen, Kompetenzen und Tätigkeiten des Mitarbeiters aufgelistet sind. Aktualisieren Sie diese Informationen jährlich. 

Analysieren Sie zu gegebener Zeit die Mitarbeiterkompetenz zusammen mit der Personalabteilung und dem Mitarbeiter – jedoch spielerisch. Oft ist sich der Betroffene seines Wissens und seiner Erfahrung nicht bewusst. Erstellen Sie mithilfe dieser Unterlagen einen Transferplan. Bestimmen Sie den Nachfolger. Der Zeitpunkt des Starts hängt von verschiedenen Faktoren ab. Der Wissensnehmer kann eine Nachwuchskraft nach der Ausbildung sein oder ein neuer Mitarbeiter. Spätestens bei Renteneintritt des Wissensträgers sollte der Wissensnehmer die Aufgaben übernehmen.

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